とんでもない結果を出す人たちが異口同音に口に出す教えは色々ある。その中の1つに、最近ようやく体験が追い付き、「確かになぁ」と納得できたものがある。
それがタイトルにもあることに付随するのだが、「事前準備を想定以上に前もって始めること」である。その重要さと効果は、経験して初めて解る類のものだった。
もっとも、僕自身、ド素人の段階から、「あ、もしかしたらこういうこと？」というコツの端っこを捕まえたようなものなので、偉そうなことは口が裂けても言えない。
だが、この時点の記憶は、経験を重ねてから拾いに来ても、絶対に失われてしまうものだとも直感している。10㎝身長が低かった頃の景色を思い出せないのと似ている。
ということで手前味噌も良いところなのだが、これまでの気付きを一旦総括し、"「5週間前準備」を練習すると結構イイよ"ということをここに書いておく次第である。
”1週間・2週間で何とかなるか、バカモン！”
社長以上の立場を経験したことがある、或いは経験している人たちが、若手に対して嘆息するテーマは不気味なほど似通っている。
その1つこそ、「行動が遅い！」というもので、僕自身何度も何度も何度も何度もいわれ過ぎて、段々何も思わなくなってきつつあるくらい、手垢だらけの問答だ。
だが最近は、その認識が変わりつつある。確かに僕は行動が遅い。しかしそれは、スピードのことではない。そもそも、着手するのが遅いのだ。
例えば1週間くらい本気を出して準備をすれば、大概のイベントは、なんとか開催にこぎつけることができるだろう。
しかし規模が大きくなればそもそも不可能なうえに、期間が短いと何が起こるかというと、広報が極めて限定的になってしまうのだ。何なら、ネガティブにさえ作用する。
実際、直前になって「イベントやりまーす！」と言われると、言われた側はどこか冷めてしまう。「なんだ、そんな当てつけみたいな連絡しかくれないんだ」という風に。
その辺りを皮膚感覚で分かっている人たちは、早いときは1年以上前から告知をすることさえある。繰り返し経過を報告し、広報を行い、イベントを盛り上げていく。
マーケティング用語的なのを紹介するなら、スリーヒット理論が近いだろう。そもそもスリーヒットさせるには、手数よりも期間が必要なのが、想像と違うところだが。
1週間・2週間もあれば、体力と若さ(と経験不足による楽観)によって、大概のことは何とかなるという思いを、正直作業員側であれば持ってしまう。
だが必要な目線は、計画し、実行し、客を集めて盛り上げる側のそれだ。そう考えると、この辺の温度差の説明がしっくりくるような気がしてならない。
「5週間前準備」を練習すると結構イイよ。
ということで、改めて本題に入る。この感覚を更新するには、「5週間前準備」を練習すると結構イイ。僕が試してみて手応えがあった方法を、簡単に紹介しよう。
まずは、カレンダーを見て、5週間後がいつになるかという日付を確認する。この記事を書いている今は9月21日なので、10月26日(土)がそれに該当する。
そしてその時期であれば、どんな集まりが行えるか、どんなところに行ったら楽しいか、そんなことを考えてみよう。
僕であれば、友人の誕生日が近いので、誕生日会をセッティングする、ということを考えた。そしてそれから逆算して何をすればいいか、丸ごとChatGPTに尋ねたのだ。
てことでこんな指令文を送ってみた。
10月26日(土)、つまり5週間後に友人の誕生日会を企画しようと思います。そこに向けて今からどんな準備を始めていけばいいですか？
実行すべき時期を添えて、チェックリストにしてまとめてください。
以下条件です。
1．参加者は最大3名
2．個室居酒屋を取りたい
3．誕生日プレゼントも用意したい
4．二次会はなし
するとChatGPTから、こんな返事が数秒ではじき出されてくる。
5週間前（今週）
参加者の確認
- リストアップした3名に、誕生日会の案内を送り、日程と参加の可否を確認。
- チェック項目:
- 参加者に連絡を取り、スケジュール確認
- 参加者の参加可否をリスト化
お店リサーチ開始
- 近隣の個室居酒屋をリサーチし、候補を3～5店ピックアップ。
- チェック項目:
- 個室居酒屋の候補をリストアップ
- 予算やメニューを確認
4週間前
個室居酒屋の予約
- 参加者の確認が取れたら、人数に合った個室居酒屋を予約。土曜日なので早めの予約が重要。
- チェック項目:
- 個室居酒屋を予約（日時・人数を伝える）
- 予約確認メールなどを保存
誕生日プレゼントのアイデア出し
- 誕生日プレゼントのアイデアを考え、友人の好みや趣味に合わせたアイテムをリストアップ。
- チェック項目:
- プレゼントの候補リストを作成
- 必要な予算を見積もり
3週間前
プレゼントの購入
- プレゼントの候補から選び、購入。またはオンラインで注文。
- チェック項目:
- プレゼントの購入完了
- ラッピング用のアイテムも購入（必要なら）
誕生日会の流れを考える
- お祝いの仕方やサプライズなど、当日の流れを大まかにプランニング。
- チェック項目:
- 誕生日会の流れを決定（食事・ケーキのタイミングなど）
2週間前
リマインドと確認
- 参加者にリマインドの連絡をして、参加状況の再確認。
- チェック項目:
- 参加者にリマインドを送る
- 必要な持ち物などを確認
プレゼントのラッピング
- まだの場合、プレゼントをラッピングする。
- チェック項目:
- プレゼントをラッピング
1週間前
- 最終確認
- 居酒屋に予約の確認連絡をする。プレゼントもチェックし、誕生日会の流れを最終確認。
- チェック項目:
- 居酒屋に最終確認
- 誕生日会の準備が整っているか確認
当日
- 誕生日会実施！
- 楽しい時間を過ごして、お祝い！
- チェック項目:
- プレゼントを忘れずに持参
- 楽しむ準備を完了！
後はこれ自体を忘れないよう、別途スケジュール帳に打ち込むなどして、とにかく1回通しで5週前から計画を立てて実行するという感覚を掴むのをオススメする。
こればかりは経験則かつ暗黙知なので言語化が難しいが、何か新しい感覚を移植した感じというか、言葉では納得感のなかったことを、強く理解することができている。
似ている感覚を強いて挙げるなら、今まで全然読めなかった英語の長文が、急に意味のある文字列に化けたような。それくらい何かが開けた感じになる。
「5週間前準備」を練習すると結構イイ。これはガチなので、ChatGPTと併せて試してみてほしい。では今日はこの辺で。
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